مترجم: مهدی نیکویی
زماني كه شما رهبر يك كسب وكار باشيد، زمان براي شما تبديل به يكي از ارزشمندترين منابع تان خواهد شد. گروه هاي مختلف ذي نفعان چشم به تصميمات شما و شيوه راهبري شركت در بازه هاي زماني مشخص دارند. اگر نتوانيد زمان و انرژي خود را به شيوه هايي هوشيارانه مديريت كنيد، به زودي برنامه كاري شما پر از تماس هاي تلفني و قرار ملاقات هاي بي پايان خواهد شد، روزهايتان هم پر از آشوب و هرج مرج خواهد بود. در 45 سالي كه در سطوح بالاي بسياري از شركت هاي موفق بازار به فعاليت مشغول بوده ام، راه هايي براي مديريت بهتر زمان خود آموخته ام تا بتوانم براي افراد بيشتري، مفيد باشم. تمايل دارم كه اين آموخته هايم را با شما به اشتراك بگذارم.
بسياري از مردم در محيط هاي كاري مدرن، يك رابطه عاطفي صفر و يك با جلسات دارند. يا عاشق جلسات كاري هستند يا از آن تنفر دارند. از يك طرف، ما پتانسيل هاي آنها را به رسميت مي شناسيم و مي دانيم كه اگر آنها به خوبي مديريت شوند، مي توانند بهره وري و انرژي بالايي داشته باشند. به طور نظري، جلسات براي به سرانجام رسيدن كارها، ضروري هستند. اما در واقعيت تلخ قرن 21، همين جلسات تبديل به سوهان روح و عامل اتلاف زمان مي شوند. چرا؟ به اين دليل كه دير برگزار مي شوند، بيش از حد ادامه مي يابند، سازمان نيافته هستند يا افراد (چه شركت كنندگان در جلسه و چه مدير) به اندازه كافي براي آن آماده نشده اند. لزومي ندارد كه وضعيت به همين شكل باقي بماند. براي آنكه جلسات كاري را از عوامل اتلاف وقت، به فرصت هايي براي به سرانجام رسيدن كارها تبديل كنيد، كافي است كه فرآيند آن را به طور روشن و مناسب مديريت كنيد.
نخست، خط مشي ها را مشخص كنيد. زماني كه خط مشي ها را مشخص كرديد، آنها را با نظم و انضباط به پيش ببريد تا نشان دهيد چه اندازه به زمان خود (و ديگران) احترام مي گذاريد. (اگر شما، از كاركنان رده پايين تر يك سازمان هستيد، باز هم مي توانيد از اين راهكارها در مشاركت با مديران رده بالاتر و همكاران خود استفاده كنيد تا بهترين عملكرد را در جريان جلسات داشته باشيد.)
منطقي باشيد. جلسات را در ساعات اداري و بين 9 صبح تا 5 بعد از ظهر برگزار كنيد. زمان همه افراد ارزشمند است و هر كدام از ما در خارج از ساعات كاري، اولويت ها و مسائل مهمي داريم كه بايد به آنها رسيدگي كنيم.
وقت شناس باشيد. وقت شناسي يك ضرورت است. من حتي اگر جلساتم هم دير شروع شوند، آنها را در زمان مشخص شده به پايان مي رسانم تا همه بتوانند به تعهدات و قرارهاي بعدي خود برسند.
مختصر و مفيد باشيد. اگر پيش از جلسه، به خوبي آماده شده باشيد، اين توانايي را خواهيد داشت كه درباره هر موضوعي (حتي صلح جهاني) در مدت نيم ساعت به بحث و نتيجه گيري برسيد. البته استثناهايي وجود دارد اما من مايل هستم كه اين زمان نيم ساعته را مانند يكي از استانداردهاي تغييرناپذير خود بدانم.
شفاف باشيد. به افراد بگوييد انتظارتان آن است كه بتوانند به سه سوال ساده مطرح شده در جلسه، جواب هاي واضح و شفافي بدهند. اين سوال ها به اين ترتيب هستند. چه كاري نتيجه بخش خواهد بود؟ چه اقدامي نتيجه نمي دهد؟ در مرحله بعد چه بايد كرد؟
تلاش كنيد تا از اين خط مشي ها براي الهام گرفتن در جلسات خود استفاده كنيد. هر رويه اي كه براي جلسات خود در پيش مي گيريد، آن را با انسجام و بدون نوسان ادامه دهيد.
شما ممكن است انواع مختلفي از سخنان قصار و ضرب المثل ها درباره اهميت زمان را شنيده باشيد. «آنچه بيشترين اهميت را دارد، نبايد هيچ گاه فداي مساله اي شود كه كمترين اهميت را دارد.» اين سخن هم به نويسنده آلماني، گوته و هم به متفكر محبوب من در زمينه رهبري، استفان كاوي نسبت داده مي شود. پيام آن ساده به نظر مي رسد اما بيشترين اهميت را براي مديريت زمان دارد. براي بيشترين اثرگذاري، لازم است مهم ترين مساله براي رهبري خود را شناسايي كنيد. براي من مهم ترين مساله افزايش سطح مشاركت و اشتياق كاركنان براي كارشان و رساندن آن به سطوح جهاني بود. براي رسيدن به اين هدف، مي دانستم كه بايد مشاركت فعال در كارها، تبديل به مهم ترين اولويت من شود. اگر من مي خواستم كاركنان، در تمام امور مشاركت كنند، نمي توانستم خود را در دفترم حبس كرده و از كار عملي فاصله بگيرم. من بايد راهي پيدا مي كردم تا با تمام كاركنان تعامل مستقيم داشته باشم و باعث شوم آنها هم نگرش مرا به كار و شركت داشته باشند.
روي كاغذ به قدري برنامه كاري من فشرده بود كه ممكن بود تصور كنيد زمان كافي براي انجام كارهايم پيدا نخواهم كرد. اما اگر خود را مصمم به انجام كارها بدانيد و نسبت به زمان بندي هايتان سختگير باشيد، به شيوه هايي خلاقانه، زمان كافي را ايجاد خواهيد كرد. دستيار من گام شماري براي من تهيه كرد كه با استفاده از آن، روزي يك ساعت از زمان خود را صرف قدم زدن بين ساختمان هاي مختلف دفتر شركت و كارخانه آن مي كردم. من اين گام شمار را به كتاني خود وصل كرده و به سرعت به هر گوشه و كناري از شركت سر مي زدم تا در نهايت، به 10 هزار قدم برسم (اين مقدار به وسيله انجمن قلب آمريكا براي قدم زدن هاي روزانه توصيه شده است).
اين اقدام من، دو اثر مثبت داشت. نخست آنكه به من اجازه مي داد همانگونه كه در اولويت خود قرار داده ام، از نزديك با كاركنان شركت در ارتباط باشم و به طور عملي مشاركت بيشتر آنها را در امور شركت تشويق كنم. از طرف ديگر، مشخص است كه وضعيت سلامت مرا هم بهبود مي داد و سالم زيستن و فعاليت سالم در شركت را نهادينه مي كرد. در اين سفر يك ساعته، به هر واحد و ساختماني كه سر مي زدم، بايد در چهره خود نشان مي دادم كه براي زمان خود ارزش زيادي قائلم و نمي توانم زمان زيادي را با آنها سپري كنم. كاركنان چند دقيقه زمان داشتند تا با من موفقيت هايشان را جشن بگيرند، نگراني هايشان را به من انتقال دهند يا با من صميمي تر شوند و قدري از زندگي خصوصي خود به من بگويند. مهم تر از همه، آنها مي توانستند ببينند كه من به آنها اهميت مي دهم، توجهم را به آنها معطوف مي كنم و همان چند دقيقه را به طور كامل بر مشكلات آنها متمركز مي شوم. شايد بي توجيه به نظر برسد كه يك مدير، يك ساعت كامل از هر روز خود را صرف قدم زدن و گفت وگو با كاركنان خود كند. اما اين اقدام، روند تغيير در سازمان من را تسريع مي كند و به افزايش مشاركت كاركنان كه هدف نهايي من است، مي انجامد.
زمان بگذاريد و 1 تا 3 هدف مورد نياز براي كسب موفقيت در رهبري خود را شناسايي كنيد. چه اقداماتي مي توانيد انجام دهيد تا رسيدن به آن سه هدف را تضمين كنيد؟ مشخص كنيد كه كدام يك از اين اقدامات «مقدس» هستند؛ با تمام هزينه ها و توان خود آن را حفظ كنيد و اجازه ندهيد خللي در آن رخ دهد. براي آنكه اين فرآيند را تقويت كرده و شانس موفقيت خود را افزايش دهيد، توصيه مي كنم كه چند نفر را به عنوان همراهان خود در اين مسير انتخاب كنيد.
رايج است كه بسياري از مديران، زمان هاي رفت وآمد را زمان هاي «تلف شده» به حساب مي آورند. اين احساس به اين دليل دست مي دهد كه معمولا در زمان سفر و رفت وآمدهاي شغلي، نمي توانيد چيزي از فهرست كارهاي روزانه خود را خط بزنيد. قابل درك است چه در هواپيما و چه در قطار و خودرو، موارد مختلفي مانند ترافيك و سروصدا مانع از تمركز عميق بر كار مي شوند و نمي توان چندان مفيد بود. اما اين سخن به معناي آن نيست كه تمام سفرها و رفت وآمدهاي خود را بيهوده بدانيم. بله، سفر كردن براي برخي از انواع وظايف و كارها، شرايط مناسبي نيست (هر چند ممكن است بين افراد، تفاوت هايي وجود داشته باشد). با اين حال، خارج شدن از دفتر كار شركت، يك فرصت و موهبت براي جدا شدن از محيط داخلي و تجربه فضايي متفاوت است. شما فقط بايد كارهايي را كه مي توان در رفت وآمد انجام داد، شناسايي كرده و زمان خود را به شيوه اي هوشمندانه براي انجام آنها مديريت كنيد.
من در شركت هاي نابيسكو و كمپل، بخشي از وقت خود را به نوشتن يادداشت هاي تشكر دست نويس براي تمام كاركنان در نقاط مختلف جهان اختصاص دادم. اين پيام ها، فقط پيام تشكر خشك و خالي نبودند و دستاوردها و نقش افراد را در موفقيت هاي شركت به رسميت مي شناختند. اين پيام ها همچنين ارزش بسياري براي من و فرد دريافت كننده داشتند. براي من بسيار مهم بود زماني را براي نوشتن اين يادداشت ها پيدا كنم. به اين نكته پي برده بودم كه بهترين راه براي نوشتن اين يادداشت هاي تشكر، نوشتن آنها در زماني است كه در رفت وآمد هستم و كار ديگري نمي توانم انجام دهم. من هر روز، در خودرو به طور مسوولانه اي اين برنامه را ادامه دادم. اين فرآيند حتي تبديل به يك فعاليت الهام بخش براي من شده بود كه لذت زيادي از آن مي بردم. بسيار عالي بود كه بتوانم از دستاوردهاي ارزشمند كاركنان شركت در سراسر جهان قدرداني كنم. اين فرآيند تنها به اين دليل دوام آورد كه مي دانستم در حال انجام كاري هستم كه ارزش آن را دارد و به طور همزمان نيز مي توانم زماني را كه در خودرو هستم به آن اختصاص دهم.
فرض كنيد يكي از اهداف رهبري شما، توسعه ارتباطات شخصي است. اين موضوع معمولا با سنگين شدن حجم كارها، براي تمام رهبران پيش مي آيد. اما زماني كه صرف رفت وآمد مي شود، مي تواند فرصتي باشد كه به اين هدف خود برسيد. شايد بتوانيد كتابي در اين زمان بخوانيد يا يك پادكست آموزشي پيدا كنيد كه اطلاعات شما را براي حل مشكلتان افزايش دهد. چه با خودرو به سر كار مي رويد يا از اتوبوس و مترو استفاده مي كنيد، اكنون فقط بايد به كارهاي ارزشمندي بينديشيد كه در اين زمان مي توانيد آنها را انجام دهيد.اكنون شما از سه استراتژي مديريت زمان من اطلاع داريد. اين استراتژي ها براي من بسيار موثر بوده اند و اميدوارم براي شما هم مفيد باشند. با اين حال، بدون شك اين استراتژي ها تمام كارهاي شدني براي افزايش زمان افراد نيست و شما هم راهكارهايي مي توانيد براي مديريت زمان خود پيدا كنيد و آنها را در اختيار ديگران هم قرار دهيد.
