موضوع مذاکره هرچه که باشد، آماده شدن برای آن حیاتی و ضروری است. با این حال لازم است که روش های آمادگی برای مذاکره را با توجه به موضوع مذاکره تعریف کنید.

تحقیق و آمادگی مولفه ای است که موفقیت یا شکست هر مذاکره ای را رقم می زند. مهم نیست که مذاکره را برای این انجام می دهید تا رئیس تان را متقاعد کنید که استحقاق دریافت پاداش را دارید یا می خواهید منابع بیشتری را برای اتمام پروژه دریافت کنید، در هر حال باید تحقیق کنید و با آمادگی کامل وارد مذاکره شوید.

البته روش های آماده شدن برای مذاکره و گفت وگو در تمام موارد یکسان نیست؛ برای مثال زمانی که درخواست ترفیع یا افزایش حقوق دارید، طبعاً باید صلاحیت و شایستگی خود را ثابت کنید و درباره دستاوردهای تان صحبت کنید، اما زمانی که می خواهید رئیس تان را متقاعد کنید تا نیروی جدیدی را برای کمک به تکمیل پروژه استخدام کند، باید توضیح دهید که با برخورداری از کمک بیشتر به چه موفقیت هایی خواهید رسید. در این مقاله به بررسی سه موقعیت متداول مذاکره های شغلی می پردازیم و چگونگی آماده شدن برای هر یک را به اختصار توضیح می دهیم.

1ـ دریافت پیشنهاد کار

هنگامی که پیشنهاد کار دریافت می کنید، بهترین برخورد در اکثر موارد این است که با کارفرمای تان وارد مذاکره شوید. بسیاری از کارفرماها قبول دارند که دست پایین را در پیشنهادهای اولیه می گیرند، چون انتظار دارند که متقاضی مذاکرات دامنه داری را شروع کند. نتایج مقاله ای که در سال 2010 در نشریه رفتار سازمانی به چاپ رسید، حکایت از آن دارد، افرادی که تقاضای افزایش حقوق می کنند، موفق می شوند که سالانه 5 هزار دلار بیشتر دریافت کنند. حتماً موافق هستید که این رقم در درازمدت مبلغ قابل توجهی خواهد شد.

حال باید ببینیم که برای دریافت یک پیشنهاد بهتر چه کار باید بکنید و به چه نوع زمینه چینی نیاز دارید؟ مهم ترین نکته درباره مذاکرات مربوط به پیشنهادهای شغلی این است که تا جایی که می توانید اطلاعات خود را درباره آن شرکت افزایش دهید. یکی از کارکنان قابل اطمینان آن شرکت یا فردی را پیدا کنید که قبلاً آنجا کار کرده و زیر و بم عملکرد سیستم حقوق و مزایایش را می داند. اگر کسی را نمی شناسید، سایت ها یا انجمن های گفت وگوی مرتبط را چک کنید. البته باید مراقب باشید که به سایت های معتبر مراجعه کنید و تحت تاثیر نظرات جانبدارانه و متعصبانه قرار نگیرید.

در حالت ایده آل باید جست وجوهای تان را در زمان مصاحبه انجام داده باشید و اکنون باید وارد جزییات شوید. بررسی کنید که آیا مطلبی در اخبار درباره این شرکت منتشر شده، درباره مشکلات و حساسیت های شرکت و همچنین سابقه فرد مصاحبه کننده تحقیق کنید. قبل از آن که وارد مذاکره شوید، سودمندی دستاوردها و تجربیات خود را برای شرکت بسنجید. این موفقیت ها را به صورت داستانی مهیج شامل نقطه بروز بحران، فاجعه و ارائه راهکار از جانب خودتان تعریف کنید و چند برگ برنده را برای تحت تاثیر قرار دادن مدیران نگه دارید.

شرایطی را مطرح کنید که موفق شده اید موضوعی را حل کنید و مانع از یک شکست حتمی شوید. این داستان در حالت ایده آل بازتابی از موقعیت هایی احتمالی است که در آینده در نقش جدید خود نیز با آنها روبه رو خواهید شد. چنانچه ارزش و شایستگی خود را با استفاده از زبانی مشترک برای طرف دیگر توضیح دهید، آنها بهتر می توانند دلیلی برای پرداخت حقوق بیشتر یا اعطای مزایای بیشتر به شما پیدا کنند.

2ـ درخواست ترفیع یا مذاکره درباره شرایط آن

درست است که بعضی شرکت ها خط مشی ها و قوانین خاص خود را برای ترفیع دارند، اما شرکت ها ترجیح می دهند که حتی الامکان از رفتن زیر بار هزینه های اضافی شانه خالی کنند. با این توصیف این خود کارکنان هستند که باید نشان دهند شایستگی ترفیع و ارتقا دارند.

آمادگی برای گفت وگو درباره ترفیع، تقریباً شبیه به آماده شدن برای مذاکرات مرتبط با پیشنهاد کار است؛ در این نوع مذاکرات نیز لازم است که درباره دستاوردهای مهم و مرتبط با اهداف شرکت صحبت کنید. برای این کار باید موفقیت های تان را به عدد و رقم تبدیل کنید، البته اشاره به افزایش درآمد نیز کافی خواهد بود. البته اگر شغل تان به گونه ای نیست که بتوانید از این توصیه استفاده کنید، می توانید از معیارهای دیگر استفاده کنید؛ داده ها فاکتور متعارفی برای تبدیل نتایج به اعداد هستند. نمونه های محسوسی از تاثیر تلاش های خود بر پیشبرد اهداف شرکت را بیان کنید. به موضوعاتی، مانند درآمد، ترافیک سایت یا سرنخ های فروش، فکر کنید که رئیس تان درباره آنها نگران است. سپس روی یکی از این موضوعات متمرکز شوید و تحلیلی را ارائه دهید که کارتان را به این دغدغه ها مرتبط کند.

بخش مهمی از آمادگی برای گفت وگو درباره ترفیع و ارتقا این است که نفوذتان را افزایش دهید. باید با تمام اعضای گروه و کارکنان واحدی که با آن همکاری می کنید، ارتباط داشته باشید و نیازهای هر یک را تشخیص دهید و مدیریت کنید. خودتان و کارهایی را که انجام می دهید، به دیگران معرفی کنید. بسیاری این کار را نمی کنند و معتقدند که چنین کارهایی استقبال از ترفیعی است که هنوز اتفاق نیفتاده و ممکن است هرگز هم نیفتد، اما واقعیت این است که اگر خودتان به خودتان ترفیع ندهید، چه کسی باید بدهد؟ برای مثال وقتی با افرادی ارتباط برقرار می کنید که بر روی تصمیم گیرندگان نفوذ دارند، می توانید از آنها بخواهید که از شما دفاع کنند.

گفت وگو درباره ترفیع را باید مانند یک معامله اعتباری در نظر بگیرید. قرار نیست که نیازهای تان را مطرح کنید و مصرانه بر روی درخواست تان پافشاری کنید تا در نهایت با آن موافقت شود. هدف از مذاکره این است که هر دو طرف به راه حلی برسند که نیازها و خواسته های شان را برآورده کند.

3ـ درخواست منابع لازم برای انجام کار

زمانی که تخصیص منابع یا حتی اعطای مزایایی مانند دورکاری یا ساعات کاری منعطف موضوع مذاکره باشد، آمادگی برای مذاکره به چیزی مانند تهیه پروپوزال نیاز دارد. در طرح پیشنهادی خود باید مطرح کنید که برای رسیدن به هدف های تعریف شده به موارد الف و ب نیاز دارید. این پروپوزال می تواند مانند ابزار بارش فکری عمل کند، منابع دیگری را که به جای موارد درخواست شده به شما پیشنهاد می شود، قبول کنید. هرچه باشد، پیشنهادتان وحی منزل نیست و راه های دیگری هم برای رسیدن به هدف وجود دارد.

همان طور که در گفت وگو برای ترفیع عمل کردید، هنگام تهیه پروپوزال نیز باید به مزایای آن برای شرکت اشاره کنید. اگر پیشنهادتان پذیرفته شود، چه رقمی صرفه جویی خواهد شد؟ درآمد چقدر افزایش خواهد یافت؟ بازدهی چقدر افزایش خواهد یافت؟ عملی شدن این طرح چه کمکی به افزایش اعتبار شرکت در بازار خواهد کرد؟

جان کلام آن که ایجاد ارزش و حل مسئله، محور اصلی هر مذاکره ای است. تا جایی که می توانید خودتان را برای بحث درباره مزایای راه حل پیشنهادی تان آماده کنید، اما در عین حال آمادگی بداهه پردازی را نیز داشته باشید. به خاطر داشته باشید که قرار است با انسان هایی مانند عواطف و برنامه های خاص گفت وگو کنید، چنین گفت وگویی نمی تواند کاملاً قابل پیش بینی باشد.